FADATA Fahrschulverwaltung
Die Fahrschulverwaltungssoftware FADATA bildet seit rund 30 Jahren den Kern der FADATA-Programm-Familie. Sie wurde in all den Jahren kontinuierlich und immer im Austausch mit Fahrschulen und Fahrlehrern weiterentwickelt und verbessert. Deshalb ist ihr Funktionsumfang genau auf die Bedürfnisse bei der täglichen Verwaltungsarbeit in Fahrschulen angepasst. Alle Funktionen sind intuitiv und leicht zu bedienen und ermöglichen so einen direkten Einstieg in die Arbeit mit dem Programm.
FADATA bietet umfangreiche Funktionen zur Erfassung, Dokumentation und Auswertung aller Daten und Aktivitäten einer Fahrschule. Sie erfüllt so alle Aufzeichnungspflichten nach § 18 des Gesetzes über das Fahrlehrerwesen (Fahrlehrergesetz - FahrlG) (ausgenommen der Aufzeichnungspflichten für Fahrlehrer im Ausbildungsverhältnis). In Verbindung mit der FADATA Mobil-Software können die Unterschriften der Fahrschüler direkt nach der Fahrstunde erfasst werden. So entfällt das Mitführen von schriftlichen Aufzeichnungen während der Fahrstunden.
Das wichtigste Element des FADATA Fahrschulverwaltungsprogramms für die Ausbildung ist die Schülerdatei. Diese ist übersichtlich auf drei Seiten strukturiert:
1. Daten zur Person des Schülers,
2. Die Ausbildungsklassen und Daten zur Ausbildung,
3. Zusatzdaten, die seltener eingesehen werden müssen.
In Feldern wie Wohnort, Geburtsort, Filiale, Fahrlehrer, Nationalität, Sprache u. a. werden Vorgaben zur Auswahl eingeblendet, so dass die schnell und komfortabel eingegeben werden können. Eine Service-Programm bietet die Möglichkeit diese Vorgaben nach eigenen Wünschen zu ändern. Ein Foto des Fahrschülers kann hier ebenfalls hinterlegt werden.
Die eingegebenen Daten werden von der FADATA-Fahrschulverwaltungssoftware in der Schülerdatei auf Richtigkeit und Logik geprüft, so sind Fehleingaben weitgehend ausgeschlossen. Das Geburtsdatum wird z. B. mit dem Anmeldedatum abgeglichen und bei unlogischen Werten ein Hinweis angezeigt. Hier wird auch die für den Schüler geltende Preisliste eingegeben.
Auf der zweiten Seite der Schülerdatei werden die Ausbildungsklassen und alle Besonderheiten zur Fahrerlaubnis erfasst ebenso wie Einschränkungen der Fahrerlaubnis oder den Prüfumfang. Alle Begriffe sind frei änderbar. In Untermenüs können Einstellung zu Mindeststunden oder besondere Notizen zu Schülern, welche dann beim Erfassen von Daten (Fahrstunden etc.) einsehbar sind, eingegeben werden.
Die dritte Seite der Schülerdatei enthält Daten, die im Alltag weniger oft benötigt werden. Hier können zum Beispiel die Anredeformen für Textbearbeitung und in Briefen festgelegt werden (Du-/Sie-Anrede). Mit einer besonderen Kennzeichnung können Schüler einer bestimmten Gruppe zugeordnet werden, die später für besondere Anschreiben verwendet werden können. Auch die Bankverbindung des Schülers wird hier hinterlegt.
Von jeder Seite der Schülerdatei hat über die Schaltflächen am rechten Rand des Fensters die Möglichkeit, direkt zu den verschiedenen Übersichten und Konten des ausgewählten Schülers zu gelangen und alle notwendigen Verträge und Anträge zu drucken.
Die Überwachung der Schülerkonten ist eine wichtige Funktion der Fahrschulverwaltung. Um die Außenstände gering zu halten, sollen säumige Zahler frühzeitig erkannt werden. Die Fahrschulverwaltung FADATA beinhaltet eine Reihe von Modulen, die diese Aufgabe schnell und komfortabel lösen:
- Offene-Posten-Liste: In dieser Liste werden die Forderungen aufgeschlüsselt. Hier ist genau aufgeschlüsselt, welcher Teil der Summe schon seit drei Monaten oder länger besteht und welcher Betrag zwei bzw. einen Monat alt ist.
- Mahnungen schreiben: Bisherige Mahnungen werden angezeigt und es kann die Mahnstufe gewählt werden. Mahnung und eventuelle Mahnkosten werden automatisch gebucht. Mahnungsschreiben können individuell gestaltet werden, entsprechende Textbausteine können dafür hinterlegt werden.
- Schulungssperre: Im Programm kann eine Schulungssperre für Fahrschüler mit zu hohen Zahlungsrückständen aktiviert werden.
FADATA bietet die Möglichkeit, verschiedene Preislisten zu führen und diese je nach Bedarf anzupassen. Jede Preisliste enthält Preise für alle Klassen. Die Preislisten können komfortabel und schnell bearbeitet werden. Dabei besteht die Option zwei Preislisten zum Vergleichen gleichzeitig einzusehen und die Listen kopieren. Auch kann angezeigt werden, welche Schüler eine bestimmte Liste noch verwenden.
Bei der Aufnahme in die Schülerdatei erhält jeder Schüler eine Preisliste zugewiesen, nach der er abgerechnet werden soll. So können zum Beispiel die folgenden Listen angelegt und den Schülern zugewiesen werden:
- Liste 1: die zurzeit gültige allgemeine Preisliste
- Liste 2: Eine spezielle Liste für eine Filiale
- Liste 3: Sonderpreise für Institutionen wie z.B. die Feuerwehr oder Vereine
- Liste 4: für Freunde und Verwandte
Preiswechsel können jeder Zeit mit wenig Aufwand vorgenommen werden. Ab einem Stichtag kann jeweils eine neue gültige Preisliste bestimmt werden. Das Programm berechnet bis zum Stichtag die alten Preise und ab dem Stichtag die neuen.
Damit eine generelle Änderung ohne Aufwand erfolgen kann, bietet die FADATA-Fahrschulsoftware dafür eine besondere Programmroutine. Bei einer Preisänderung sollen die Fristen der Preisgarantie eingehalten werden. Dadurch ergeben sich Unterschiede für die einzelnen Schüler. Bei Schülern, die sich später angemeldet haben, ist die Frist oft am Stichtag noch nicht abgelaufen. Es wäre ein großer Aufwand, jetzt für alle Schüler manuell das Datum des Inkrafttretens der neuen Preise einzutragen.
Mit der Fahrschulsoftware FADATA wird diese Aufgabe schnell und komfortabel bewältigt. Dabei kann auch nach Filialen unterschieden werden. Das Programm arbeitet alle Schülerdaten durch. Schüler, bei denen am Stichtag die Frist abgelaufen ist, bekommen ab dem Stichtag die neue Preisliste. Schüler, bei denen die Frist später abläuft, bekommen bereits den Ablauftermin der Frist als Stichtag für die neue Preisliste eingetragen. Die Preislisten können in der Schülerdatei auch individuell bestimmt werden.
Die Standard-Version der FADATA-Fahrschulverwaltung enthält fünf Preislisten, in der Komfort-Version können bis zu 20 angelegt und verwaltet werden. Benötigen Sie mehr als 20 Preislisten, dann erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Erweiterungsangebot. Bitte wenden Sie sich dafür an unseren Kundenservice.
Fahrstunden werden im Programm mit wenigen Klicks schnell und jeder Zeit korrigierbar eingegeben. Sie können sowohl beim Fahrschüler als auch beim Fahrlehrer erfasst werden und sind dann sofort in allen Programmfunktionen und Konten verfüg- und einsehbar. Die Preise der eingetragenen Fahrstunde wird an Hand der für den Schüler hinterlegten Preisliste sofort berechnet und in die Tabelle eingetragen. Für Fahrlehrer können über die Funktion zum Erfassen der Fahrstunden auch weitere Tätigkeiten wie z.B. Theorieunterricht, Büroarbeit, Fahrten für andere Unternehmen, Fortbildungen aber auch Urlaubs- und Krankheitstage erfasst werden.
Genauso einfach und komfortabel lassen sich die Theorieeinheiten im Programm erstellen und verwalten. Die gängigen Unterrichtsinhalte sind vordefiniert, auch Kurse wie ASF und ASP können hier erstellt werden. Mit direktem Zugriff auf die Schülerdatei kann zu jeder angelegten Theoriestunde direkt eine Anwesenheitsliste erstellt und gedruckt werden.
Das Gegenstück zur Schülerdatei ist die Fahrlehrdatei. Hier können alle notwendigen Angaben zu den Fahrlehrern Ihrer Fahrschule gespeichert und die Tages-, Monats- und Lohnübersichten erstellt werden. Hier wird auch aufgeführt, wie viele Stunden ein Fahrlehrer am Tag gefahren ist. So ist die maximale tägliche Arbeitsdauer für Fahrlehrer laut § 6 FahrlG immer leicht zu kontrollieren. In der Standard-Version der FADATA-Fahrschulverwaltungssoftware können bis zu fünf Fahrlehrer angelegt werden, in der Komfort-Version bis zu 20. Weiter bietet die Komfort-Version zusätzlich die Möglichkeit, die Urlaubstage der Fahrlehrer für alle Jahre zu berechnen, für die Daten in der Software gespeichert sind. Wenn Sie mehr als 20 Fahrlehrer anlegen möchten, dann erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Erweiterungsangebot für die FADATA-Software. Bitte wenden Sie sich dafür an unseren Kundenservice.
Sind Leistungen auf die Schülerkonten in der Schülerdatei gebucht worden, können Sie in der FADATA Fahrschul-Software aus einer Vielzahl von Rechnungsvarianten die geeignete erstellen und drucken. Die Fakturierung erfolgt ganz nach Ihren Vorgaben und Ihrem Bedarf, Sie können wählen aus:
Gesamtrechnungen - Der Schüler erhält eine Rechnung mit allen Leistungen vom Tag der Anmeldung bis zur letzten Fahrt.
Zwischenrechnungen monatlich/14-tägig - Rechnungen an alle Schüler, die in dem Zeitraum eine Leistung erhalten haben.
Von-Bis-Rechnungen – Praktisch für eine Rechnung von der letzten Prüfung bis zum neuen Prüftermin. Falls noch ein offener Posten aus der vorherigen Rechnung besteht, wird dieser vorgetragen.
Zwischenrechnungen und Kontoauszüge – Wenn Sie diese Funktionen regelmäßig einsetzen, wird dies einen Beitrag dazu leisten, säumige Zahler frühzeitig zu erkennen und die Außenstände gering zu halten.
Rechnungen nach Kontostand - Sie geben einen Betrag vor und für alle Schüler mit einem entsprechenden Saldo wird eine Rechnung erstellt.
Einzelrechnungen in jeder Form – In diesem Formular können Sie Rechnungen für jeden Zweck frei gestalten, so zum Beispiel für den Verkauf oder die Vermietung von Automobilen.
Einzelrechnungen als Stapelauftrag - Sie können Rechnungen per Stapelauftrag drucken, indem Sie bestimmte Schüler für die gleiche Rechnungsform in einer Liste zusammenstellen.
Die FADATA-Softwareverwaltung bietet über diese Rechnungsoption noch weitere Optionen zur Anpassung der Rechnungen an:
- Fahrstunden können in den Rechnungen der einzeln mit Tagesdatum oder zusammengefasst dargestellt werden.
- Unabhängig vom Zeitraum, für den die Rechnung erstellt wird, können Sie das Rechnungsdatum bestimmen.
- Rechnungen können mit einer fortlaufenden Nummer versehen werden. Das Programm kann die Nummern automatisch vergeben. Sie können aber auch jeweils die Nummer der ersten Rechnung bestimmen. Die Rechnungen werden mit den Nummern in einer Datei gespeichert, sie können dann eingesehen, ausgedruckt und wieder bearbeitet werden.
- Verschiedene Zahlungsbedingungen und Zusatztexte können nach vordefinierten Vorgaben oder Ihren eigenen Wünschen entsprechend eingesetzt werden.
Zusätzlich bieten wir für Die FADATA-Fahrschulverwaltung ein Erweiterungsmodul für das SEPA-Lastschriftverfahren an. Mit diesem können alle nötigen Dokumente für Fahrschüler, ggf. deren Erziehungsberechtigte und Banken erstellt werden, um schnell und unkompliziert in Rechnung gestellte Beträge von den Kunden einzuziehen.
Die FADATA-Fahrschulverwaltung bietet mit der Kassenbuchfunktion die Möglichkeit, die Grundlage für eine Buchführung für die Fahrschule zu erstellen auf Basis einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Alle eingegebenen Schülerzahlungen werden automatisch übertragen. Änderungen werden direkt in das Kassenbuch übernommen.
Ein Kontenplan ist bereits im Programm eingerichtet. Dieser kann einfach angepasst und neue Konten erweitert werden.
Durch (vor-)definierte Buchungstexte können Buchungen schnell erfasst und durchgeführt werden.
Es reicht die Eingabe des jeweiligen Kürzels und der entsprechende Text wird eingesetzt. Das Kassenbuch ist auch für Personen ohne Buchhaltungserfahrung leicht zu verstehen und zu bedienen. Buchhalterische Begriffe wie etwa SOLL und HABEN werden durch ERHÄLT und GIBT ergänzt. Damit werden Buchungen auf die Konten nachvollziehbar und verständlich.
Das Kassenbuch bietet noch eine Vielzahl weiterer Funktionen, so kann das Kassen-Konto z.B. als täglich abgeschlossenen Kassenbericht ausgedruckt werden.
Die FADATA-Software beinhaltet eine umfangreiche Statistikfunktion, die es gestattet alle Bereiche der Fahrschule also Liste und/oder Grafik darzustellen.
So kann man sich schnell eine aussagekräftige Übersicht über die folgenden Bereiche der Fahrschule verschaffen:
- Leistungen der Fahrschule, gegliedert nach Art der Führerscheine, den Fahrstunden und Gebühren. Diese können jährlich oder monatlich erstellt und weiter verfeinert nach Fahrlehrer und/oder Filiale dargestellt werden.
- Der Schülerbestand kann nach Alter, Führerscheinklassen und definierten Gruppen für ein bestimmtes Jahr oder als Gesamtübersicht über die Schülerdatei ausgegeben werden.
- Die im Programm erfassten Prüfergebnisse können in einer Übersicht nach Fahrlehrer sortiert angezeigt werden. Das Programm errechnet auch die Durchfallquote für die theoretischen und praktischen Prüfungen.
Die Fahrschulverwaltung von FADATA bietet über die bereits genannten Features hinaus viele Möglichkeiten, das Programm an die Bedürfnisse von Fahrschulen anzupassen. Im Folgenden eine Übersicht über die wichtigsten Elemente und Anpassungsmöglichkeiten:
- Definitionen zur Fahrerlaubnis
- Kurse, Lehrgänge anlegen und verwalten
- Themen des Theorieunterrichts
- PLZ- und Wohnortvorgaben
- Nationalitäten
- Ausbildungsklassen und Steuersätze
- Stammdaten der Fahrschule
- Filialen definieren
- Fahrzeuge verwalten
- Briefköpfe einrichten
- Zusatztexte für Rechnungen
- Zahlungsfristen definieren
- Formulare Fahrerlaubnisanträge
- Preisänderungen Schnelleinstellung
- Steuersätze ändern
- Grundeinstellungen für diverse Fahrschulformulare
- Fahrschüler auswählen / Daten ablegen
- Freie Felder in der Schülerdatei benennen und definieren
Wir liefern unser Fahrschulprogramm mit Einstellungen und Vorgaben, die ein sofortiges Arbeiten mit dem Programm ermöglichen. Lediglich die Einträge zu den Stammdaten für die Fahrschule müssen vorgenommen werden. Diese sind selbsterklärend, so ist die FADATA-Fahrschulverwaltung mit wenigen Eingaben betriebsbereit. Alle anderen Anpassungen können je nach Bedarf und im laufenden Betreib vorgenommen werden.
Wenn verschiedene Personen die FADATA-Fahrschulverwaltung benutzen können in der Komfort-Version des Programms verschiedene Passwörter für abgestufte Zugangsberechtigungen vergeben werden. So können über vier Stufen Zugriffsrechte im unterschiedlichen Umfang festgelegt werden. Ein Fahrlehrer kann z.B. den Zugang zu Fahrstunden erfassen, Rechnungen erstellen etc. erhalten aber keinen Zugang zum Kassenbuch oder zur Fahrlehrerdatei (Benutzer B). Eine Bürokraft kann dann Zugang zu allen Sparten des Programms erhalten (Benutzer A) aber nur der Inhaber der Fahrschule hat mit seiner Zugangsstufe die Möglichkeit Passwörter einzusehen oder zu ändern (MASTER).
Mit der FADATA Fahrschulverwaltung lassen sich verkehrspädagogische Teilmaßnahmen von FES-Seminaren einfach verwalten. Dies umfasst auch die Erstellung von vorausgefüllten Seminarverträgen in der Schülerdatei sowie die von Teilnahmebestätigungen gem. §44 FeV.
Die FADATA Fahrschulverwaltung läuft auf den folgenden Betriebssystemen mit 32 oder 64 Bit: Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8 und Windows 10.
Wichtiger Hinweis: Die FADATA Fahrschulverwaltungssoftware läuft nicht aufWindows 8 RT-Systemen!